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刘俊

2019年6月22日(PMP认证®课程)

通过在课堂上的学习,我对项目管理有了一个大概的了解和综合的认识。再在老师的教导下,我对项目管理有了进一步的学习和认识,我真正认识项目管理在现实生活中的运用。项目管理是项目管理在领域的应用,它结合了行业特点并且运用了项目管理技术、理念和方法,包含着多个知识领域(如成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、沟通交流管理及采购管理等)。经过繁忙两个月PMP考试,借这个机会思考了一些问题,有些关于项目经理(PM)的理解,很难全部正确,但我认为它们会有些价值。
一. 项目管理工作强调科学的办事流程
首先需要区别“科学的结果“和正确的结果”,科学的结果指通过科学方法得出的结果。科学的方法比偶然正确的结果更重要。首先,流程是大家事先达成一致的准则,类似于规章制度,遵照流程可以避免混乱;其次,流程一般来自团队长久的群策群力,每个步骤都有设立的初衷,大都集合了团队当前的最大智慧,遵照流程可以减少采坑。尽管流程肯定会有问题和漏洞,优化流程或者是跳过流程有时也是必须的,但遵照流程并非教条主义或不思即做、机械化执行。
二. 如何有效防止项目范围蔓延
项目范围无限蔓延、项目周期无限延长,导致项目性价比极低甚至项目亏本,这是我从业十多年来,经常会遇到的问题。通过本次学习,我就这个问题进行深入思考。
归其原因主要有一下几点:首先,项目的各类变更没有规范的程序可以遵循,方案修改随意性很强。其次,甲方比较强势,甲方提出的各项范围或者进度调整,乙方都得无条件而且立马执行,经常是几搞方案改了以后又改回最初方案。第三,就是合同对乙方没有任何保护,只要项目没有批准,项目周期无限延长,往往半年的项目拖上几年,各类成本直线上升,还无法和甲方签订补充合同。因此一个优秀的PM应具有输出高质量流程的能力,这是组织壮大过程中非常重要的资产。在我们项目管理中应该通过制定标准变更(修改)流程、规范合同等各种方法保护我们的合法权益,避免项目范围和进度无限蔓延。

三. 项目经理应该对信息高度敏感
作为PM应该对哪些信息敏感?笼统地讲,所有和自己业务相关的信息都应该敏感。如果PM工作中遇到以下情况,就需要警惕了:
(1)自己业务范畴内的信息,自己却后知后觉,这意味着自己目前搭建起来的信息通道不够好。还包括自己业务上下游对接人有新的信息,本应传递给自己,但对方不止一次表示不知道该找谁
(2)自己业务范畴内的信息,其他人甚至比自己更清楚。这是异常的,每个人的自留地,自己应该是最清楚的。
(3)需要向组织提供自己业务范畴内的信息,而自己稍微被问几个来回就不清楚详情了,知其然不知其所以然。
(4)需要向组织提供自己业务范畴内的信息,而自己只能给出“应该”、“大概”、“可能”、“似乎”等不够准确的描述,组织的其他成员拿到这类不准确的描述,根本无法做决策。
(5)不止一次有重要信息从自己这里停止了传播,后来相关方说没收到信息不知情。
四. 沟通能力是项目经理最核心的能力
PMP中也要求PM准备项目管理沟通计划。现在你要面对三群人:你的领导、你的组员和你的客户,和这些人沟通,让他们知道你打算怎么做,什么时候要他们做什么准备,这些事情将是你的主要工作。既然沟通这么重要,那事先定义一下沟通的原则也是一件很要紧的事情。很多沟通原则都是潜规则,如果你在一个部门时间做长了,对这些规则的运用觉得是一件理所应当的事情。但是,你现在面对的是多个部门甚至多个单位,不把沟通规则说清楚,你以后就会吃亏。下面的东西看起来无聊,其实还是很管用的:第一个是规定信息的流动方式和介质,是推还是拉。推的意思就是项目经理将主动发布信息,不管通过电话、邮件还是书面方式,保证将信息传达到每个人。这种情况适合小项目,人少。拉的意思就是项目经理就是一个类似web服务器,你自己需要什么信息就去问他。当然,没有项目经理把自己搞得那么累,他会用发布信息到公共介质的方式公布信息,简单的是白板,复杂一点的是项目的公共信息交互区,潜规则就是我发了你没去看就不要说我没告诉你。说这些看似很无聊,其实里面牵涉信息传达不完全的责任问题。当然,这些都是指一般的方式,而且不要绝对化,一般情况下,主动沟通和被动访问是同时存在的,尤其是对领导,项目经理更加应该主动去和领导沟通。第二个问题就是文档问题,很多人怕写文档,但是项目经理一定要牢记“好记性不如烂笔头”的道理。有理有时候为什么会说不清呢?就是因为没有证据。所以项目经理开始就要和客户说清楚有些文档是必须签字的,比如项目经理的项目日志,每个星期至少让客户签字,另外所有达成共识的东西,比如会议纪要,甚至领导的讲话记录,都要写成文档,双方签字,这样以后扯皮的时候,就能做到有据可查。记住:说了的就和没说一样,只有写下来大家签字后才算真正发生了的。还有一些问题,比如你提交的报告,给领导(包括本方领导和客户领导)做一个选择题,结果领导压住不批,让你无所适从,结果拖延了进度。这时候,你可以等,但是注意要留记录,标明是谁的责任;另外,如果你在开始阶段就和领导商定:如果批示提交三天后没有得到领导答复就算对方同意,这样你就会主动很多。再比如不同事件的审批流程问题:什么等级的事情记录在项目日志里、什么等级的事情要双方项目经理专门签署备忘录、什么等级的事情要双方领导出面签署合同附件等等。事先想得越周到,以后的工作就越主动。