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居家办公,项目会议攻略!

2022-04-19         阅读   1152

  提问者:Damon

  老师您好,你工作中,下属的工作年限比自己长,能力水平一般,经常管理起来比较吃力,有什么合适的管理方案吗?

  老邱回答:

  既然你说是下属了,那么你在职位上已经属于他的领导,作为一名出色的领导者是不会考虑下属工作年限是否比自己长的,而是需要真正的用好这些下属们。在我的职业生涯中曾经遇到过各种各样的下属,有的能力很强,但是属于爆发力型,他们在一段时间的三板斧和激情之后又会绩效平平;也有的属于慢热型,工作效率虽然有些慢,但他们做事情却比较细致。既然是团队领导,那么你需要管理和领导各式各样的团队,团队们也需要慢慢适应你的领导力和团队管理。

  管理是一件非常吃力的事情,因为你管理的不是机器,也不是物料,而是有感情和情绪的人。作为项目经理的你本来自身可能就有各种各样糟心的事情导致情绪波动,你还要去管理整个团队的情绪和绩效,有时候真的感觉会很累。但是管理的目标是什么?是通过实施计划、组织、领导、协调、控制等方法来协调他人的行动,使团队和自己一起实现项目既定目标。


  在4月上海的疫情之下,对于团队的管理也会受到很大的影响,因为我们无法面对面的沟通和交流项目现状,只能通过远程视频会议的形式。员工主观能动性和效率方面可能也会大打折扣,但是我们的项目目标还是在那里,进度安排和资源投入也需要按照目标有条不紊的进行,所以这些都是对项目经理们的挑战。一个普通人在家过的是家庭生活,在公司过的是职场生活,这些都是可以区分出来的。但是经过了这么长时间的居家办公之后,会发现家庭生活和你的职场生活融合起来,所以更需要合理安排工作时间和家庭时间。

  很多人都是双职工家庭,夫妻双方都需要9点开始签到工作,而家里的小孩们也早早的进入了网课模式,可能还需要分心去监控孩子的个人学习,老人们可能也需要你的照顾。所以这样的居家办公影响着项目经理个人,也影响着整个团队,我看下来很多瀑布式项目管理模式很难在疫情居家办公中实现,我们可能要更加的敏捷化去管理项目,或者是预测+敏捷的模式去管理。

  可能在之前我们已经有了项目管理计划,对于计划任务的分派可能周期会是一周到两周,之前我们集中办公可以随时发现项目中的问题,然后我们去整改,但是现在疫情之下两周时间是完全等不起的。我们可以把瀑布式的双周任务管理机制切细,变成瀑布指导项目的方向,敏捷式项目管理每天汇报和整改。


  一、 冲刺规划会议(一周冲刺)

  很多项目可能周期很长,复杂度很高,对于项目经理来说我们需要把握大局,但是对于员工来说完全可以只看本周的工作任务。我们也不需要完全学习敏捷那样让团队自己认领任务,因为我们都已经全部远程居家办公了。由项目经理预估任务的工作量分派给不同职能的员工即可。

  这个会议建议放在周一的早上召开,因为开完这个会议之后我们的团队们就可以按照这个部署任务大家分工协作。甚至你可以把团队们分成几个更小的协作小组,你要做的就是尽可能的让他们动起来,按照本周的冲刺目标动起来。

  其实根据敏捷原则,我们的周期是2-4周为一次冲刺,但是这个的前提是团队们都是面对面在工作,而我们在疫情中,远程工作是接受不了2-4周这么长周期的。我建议划分的更小和更细,可以留一部分任务作为本周计划和下周新任务。

  在区分工作任务的时候需要区分出可以完工关单的工作任务,还有一类任务是时时刻刻可能需要去做的长期任务。

  二、 每日站会(视频会议)

  每日站会是敏捷项目中必可不可少的会议,每天大家都需要站着汇报今天的工作任务。而在疫情之下其实我们也可以选择这样的模式,每天有15分钟的会议,而这十五分钟的会议需要团队们互相告知本周计划任务的完成情况,我的经验就是一定要量化工作,而不是汇报我手头有多少事情。我们的汇报应该是本周我有100件事情需要去做,预计每天做20件,现在做了多少件,还剩下多少件。

  每日站会的目的就是让团队们的工作互相透明化,所以如果在疫情下开这个会议我们一定是要求打开摄像头,这样项目经理们既可以保持更通畅的沟通,也可以远程看到员工们的工作状态。

  三、 每日跟踪会议

  我的经验是,别以为开了每日站会,就可以高枕无忧了.特别是在疫情之下,可能有很多小伙伴有很多工作上的障碍不方便在每日站会上透露或者分享。所以作为疫情下的项目经理可能还要细化到个人的会议,周一或者周五的每日站会可以放在下午一点的时候召开,周二、周三、周四的每日站会可以放在早晨9点召开。而每日员工跟踪会议需要是你见缝插针,选择在最恰当的时间点召开,每天的时间段可能不一样。

  通过开这样1V1的会议,往往会发现阻碍员工工作效率的阻力不一定是因为工作的难度,更不是工作量的多少,更多的是在疫情之下的家庭关系影响到了你项目的推进。项目经理是解决问题的人,你需要鼓励、调解员工的工作状态,,这样他们才会有工作的动力。

  四、 每周评审会议

  这种会议可能需要比项目经理职权更大的发起人的参与,有的企业也可以是PO(Product Owner)或者是BA(Business Analyst),他们可以从业务视角和产品视角来验证项目的产出是否符合企业商业价值,这时候也非常希望他们能够提出更多他们的想法,我们按照他们的想法再去分工和协作,这样项目做出的可交付成果效果更好。

  有时候可能会吐槽他们的想法五花八门,甚至他们一会儿要这样一会儿又要变更,但是我们值得庆幸的是,我们确实是按照着业务目标去做。任何项目的可交付成果都需要商业价值的支撑,不然你会发现东西是做出来了,但是却完全不是用户们想要的,变成了鸡肋。

  五、 回顾会议

  在回顾会议的时候其实不需要发起人PO和BA的参与,是我们整个项目团队根据我们本周的工作任务在经验教训方面的总结,也是下周工作优化的前提。也是我们团队和项目经理们一起确定本周工作量是否按照我们的计划任务完成,不要忘记还有周末。我们并不提倡周末加班工作,但是总有人可能没有完成工作量,既然我们已经有了一周的工作安排,那么我并不希望偏离计划和基准。

  对于那些工作量完成的项目成员,你可以跟大家做完经验教训之后给他们放一个周末的假期,但是对于那些没有完成你计划的团队成员,要鼓励他们利用周末的时间把任务赶上来。毕竟在疫情之下真的没有工作日和周末的区分,对你来说只是希望团队们能够完成本周的工作而已。

  为了更方便大家确定什么时候开什么会议,以下是我自己的经验总结,写一个工作攻略给大家吧。

  周一

  9:00-10:00冲刺规划会议

  10:00-12:00每日跟踪会议

  13:00-13:15每日站会

  周二

  9:00-9:15每日站会

  9:30-11:30每日跟踪会议

  周三

  9:00-9:15每日站会

  9:30-11:30每日跟踪会议

  周四

  9:00-9:15每日站会

  9:30-11:30每日跟踪会议

  周五

  9:00-9:15每日站会

  9:30-11:30每日跟踪会议

  15:00-16:00每周评审会

  16:00-17:00回顾会议

  根据PMBOK所说的,虚拟团队本来就沟通不畅,更何况是身处在家的虚拟会议,所以项目经理在整个项目沟通上更加需要利用各种沟通工具和方式让整个团队协作起来。而我们的任务可以从每周冲刺,细致到每天的计划和验收。

  我每天都在看上海疫情的情况,,疫情之下我们每家公司仍然需要运作,我们每个项目仍然需要运作。其实很多事情可以把坏事当做好事去看,在疫情之下我们更加可以考验项目经理的远程指挥和协作能力,也可以观察员工是否能够在高压下工作。

  可能有时候优胜劣汰也不是坏事,社会需要优胜劣汰,企业需要优胜劣汰,产品需要优胜劣汰,项目员工们也需要优胜劣汰。