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如何做好项目管理?项目管理六要素么是什么?

2022-04-06         阅读   1787

  提问者:Sally

  老邱,我们是一家500人左右的民营企业,产品是文具,公司近几年越来越注重新品开发。业务提出需求后,基本就是老板拍板,没有商业论证,没有章程。接下来他们就找万能的项目经理进行项目管理。项目过程他们不参与,他们只关心结果。这个局怎么破?

  老邱回答:

  不是所有人都懂得项目管理,特别是公司的高层们。这些公司高层大部分都是业务出生,虽然没有真的花时间去做商业论证,但是不代表他们没有业务嗅觉,其实他们很敏锐。在这样的企业做项目经理相对来说是比较简单的,因为没有作为实施方的乙方需要不断伺候的甲方爸爸、甲方用户们。对你来说甲方爸爸就是业务老板,他们的目标明确,项目章程并非一定真的需要老板签字,它的形式可以是千变万化的。

  而且在这样的项目中,你没有过多的用户需求,而且需求是非常非常明确的,就是确定业务层和老板的想法和需求即可。如果我是项目经理,不太会使用访谈来浪费时间,因为你又要访谈业务层,又要访谈老板,他们之间也有可能有需求冲突,所以我暂且不使用这个工具。这次我应该使用的工具叫做:引导式研讨会,在PMBOK第六版的第145页。我把业务层跟老板还有核心项目团队聚在一起,开会之前有非常明确的会议议程。在引导式研讨会过程中,我们积极跟业务层和老板确定项目目标,研发团队也可以谈出自己的想法。然后讨论什么呢?不就是我们项目管理的六要素么?

  第一要素:业务层和老板希望项目交付什么?

  第二要素:希望项目什么时候交付?

  第三要素:大概项目预算投入是多少?

  第四要素:项目的品质希望达到什么效果?

  第五要素:大致支持项目的资源有哪些?

  第六要素:可能碰到的风险和阻碍?


  这时候很多人说,是不是会后把这些做成会议纪要,然后发送给开会所有人,我们把这个当做章程即可。且慢,稍微等一等,你千万别心急,因为这封邮件发出之后我们就要按照邮件内容去推进和实施了。你勿忘企业中对于老板意愿的尊重,最好在邮件发送之前使用PMBOK上面的另一个技术:访谈,有人说不是说之前你说不建议用访谈么?不,你理解错我的意思了,我的意思是先把所有人聚集在一起开引导式研讨会,然后只对老板进行半小时左右的访谈即可。因为你要知道老板才是这个项目的发起人,他有可能会有一些私密的想法你需要考虑进去,比方说最低成本,质量可能并非他最关注点等等,这些他可能在会上面是不方便透露和告知给所有人的。

  好了,访谈完老板的意愿之后,你可以撰写会议纪要发送给参会者了,他们只知道这个叫做会议纪要,但是在项目管理者的眼中,其实这就是项目章程!

  接下来怎么做呢?你可能需要做一下这个项目的范围拆解(WBS),拆出项目的无数半成品,自上而下的确定大概每个工作包的开始时间和结束时间。好了,你可以根据工作包的先后顺序再拆解最近期的工作包,把它再分解成活动,第一版的双周任务计划就完成了。然后就可以根据我们学习过程的思路再划分成本、质量、资源、风险等等了。

  在项目推进过程中切忌不要几个月后做完了再交付给老板和业务层,不然大概率你会觉得大家都有不爽,因为项目成果都交付了,老板不是很满意,业务层也不是很满意,但是木已成舟。在大家的眼中你只是一个平平无奇的项目实施者,你无法从很多项目经理中脱颖而出。


  还记得双周任务么?你需要频繁的把项目成果告知老板和业务方,哪怕是我们的初步原形也可以,最好是会议的形式,虽然你知道业务层和老板会对项目提出新的想法和意见,虽然项目经理很不喜欢变更,但是你是实实在在贴合着他们的想法和需求来做的。而这一次次的双周你会发觉虽然我们在调整项目的范围和目标,但是大家都很开心,因为这才是贴着需求来做的,而不是大家提出之后,你花了数月辛苦,最终发现还是不符合老板和业务层意愿的。

  完美,估计很多人以为我的文章结束了。

  不,这不是一个完美的项目,很有可能产品研发和量产之后卖的并不好,因为可能业务层和老板的市场敏锐度并不那么高,因为他们都是拍脑袋在做项目。

  那么,什么才是真正完美的项目管理呢?

  真正的项目管理应该是PBA(商业分析)+PMP(项目管理)。

  如果是一个完美的项目管理过程,完美的知道真正的项目用户是谁,他们并不是业务层和老板,真正的用户应该是购买你们文具的真实用户,他们的需求才是真真正正要去实现的,业务层和老板只是拍板的人。

  老板和业务层可以先决定我们的产品方向,但是立项之前的商业分析,ROI分析,投资回报和产品生命期预测这些一定是要做的。具体这个产品功能、性能、样式是什么我们也可以在商业分析期间去完成,我们可以使用大样本的问卷了解我们用户的年龄层,他们的喜好等做第一次数据收集,然后根据收集的数据再绘制出几个产品设计图。我们最好再一次问卷把这些设计草图给到用户们,让他们选择自己最喜欢的产品样式等等。


  有人可能这时候会持反对意见说,做一个项目要这么复杂啊?我一直跟我的学生们讲,做任何事情要三思而后行,做项目也是如此。前期的大量商业分析和论证可以保证你的项目是合理的,也可以保证你的项目最终产品是用户真正喜欢的,项目最终是真的可以给企业带来效益和利益的。我们的这些商业分析成本其实根本不贵,需要的时长最多也就半个月,但是这肯定是最划算的,总比拍脑袋投资了几千万研发和生产,最终发现成本都回收不了,变成了储存。

  计划学习PMP的同学看过来‼️ ‼️‼️

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