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甲方爸爸、小弟、小弟弟

2022-03-22         阅读   257         上海

提问者:Sally
根据客户总部要求,实施覆盖各分子公司,各分子公司鉴于高层压力,不能拒绝但百般刁难,上线时间节点已确定,如何处理好客户关系以保证实施工作保质保量的完成呢?
老邱回答:
每一个项目中都有非常复杂的相关方们,他们有的支持项目,有的抵制项目,这很正常。在项目管理过程中PMBOK第六版的第十三章,识别相关方的工具可以帮助到你,那就是权力/利益方格,我们要弄清楚相关方们在这个方格中的位置,也有利于我们触发如何提高相关方支持,降低相关方威胁的下一步方案。他们确实是甲方,但不都是爸爸,这个项目的甲方爸爸应该是总部的高层。

一、甲方爸爸—总部高层。
在权力/利益方格中你会发现他们是权力极高/利益极大的相关方,项目失败可能对他们没有经济影响,但是在他们的政绩上是有影响的,你应该重点管理。甚至有些项目对于他们有政治意义,你项目的成功或失败会影响到他们在公司的地位和威信。
在相关方管理过程我会极度细致的观察他们对于项目的看法,也会极度愿意利用他在整个公司中的地位。甚至我会考虑开两次kick-off meeting(启动会议),第一次是在我们公司内部的,我会邀请项目的发起人、项目管理团队、项目团队们来参加,这是内部宣布项目立项,项目经理在项目中的地位,大家的分工。而第二次的kick-off meeting希望是在甲方爸爸那里召开,我会邀请甲方爸爸的高层、分公司管理层、我自己的项目管理团队、重要其他相关方们一起参与这一次会议,其会议的主要目标是对外宣告甲方爸爸对本项目的重视程度,能够让这些分公司的管理层们了解总部领导的意图,当然也起到狐假虎威的作用。
在项目实施过程中,我会极度配合甲方高层的汇报和成果展示,让他一直是关注着本项目的进展,在一些重要里程碑也会邀请他去分公司一起做一些阶段成果演示等。其实大家都是看在眼里的,你也可以通过一些项目演示,汇报分公司管理层们对于项目的支持,让他们在项目中尝到甜头,被领导认可和表扬。这样你会发现越来越多的分公司管理层们愿意和你一起推进项目进展,甚至愿意帮你排除一些项目上的困难,也愿意派遣更多的资源配合项目测试等等。

二、甲方小弟—分公司管理层。
在权力/利益方格中他们的位置应该是权力并不是很大,但是之所以他们抵制项目,其主要原因是项目影响了他们的利益,这个利益并不一定是金钱上的,而是可能需要他们在项目上也花很多精力,但是对于他们没有任何好处。但是很多项目的落地是配合公司战略,其最终会影响到公司的每一个人,只是他们只看到了当前的既得利益而已。
如果他们是愿意配合你的,那你会发现项目可以进展会越来越顺利,如果他们持有中立或者反对项目,则你会发现项目推进过程中处处是坑。所以如果我是项目经理,我除了运用总部高层自上而下的权力之外,我也会更多注重跟他们灌输项目对于分公司的利益在哪里,可能是优化他们现有的工作流,也可能是让他们用到更先进的工具等等。
分公司的管理层他们也希望自己在项目中有收益,甚至他们也对于权力有很大的欲望。如果在他们的意识中觉得配合项目可以获得很多利益和权力的话,他们肯定愿意去做和推进的,这就是人性。所以在项目推进过程也要让他们能够充分感受到,支持你可以获得总部高层们的关注,这是一个共赢的概念,甚至是三赢的状态。总部高层他们最终达到他们的政治目的,分公司管理层他们也可以通过本项目最终获得总部的认可和表扬,你通过项目最终交付完成项目目标。
他们的想法其实也很简单,他们之所以百般刁难你,是因为他们觉得总部高层是赢的,你作为乙方是赚钱,也是赢的,只有他们是输的一方,他们花了精力而不讨好。在这个世界上其实没人愿意做这样的事情,包括是你自己,所以跟他们理清思路,大家共赢为上。



三、甲方小弟的小弟,分公司用户
用户他们也是相关方,在项目推进过程其实你也需要获得他们的支持,他们在权力利益方格可能在权力低/利益低,属于监督位置;也有可能他们属于权力低/利益高,也需要跟他们多多沟通和告知。
今天的问题中你有提到如何保证项目质量,在他们所有人眼中,他们更注重项目的质量,因为他们是项目最终的使用者。很多项目总部高层他们不会使用,分公司管理层他们不会使用,而真正的用户们他们可能开始对项目的配合度不高。因为开始的他们非常木讷,他们没有很高的战略管理思维和眼光,他们也没有很强的政治意识,在他们眼里更多的是对于他们当前的工作是否会影响。项目的推进是否让他们当前和未来的用户习惯有所影响,很多项目他们其实也是受益者,但是他们自己可能完全没意识到。这种感觉有点像是读书时候的你,感觉读书是为父母(公司高层、管理层)读书的,而不是真正为了自己,他们感觉是被逼参与到项目的,这种想法很不好。
如果我是项目经理,我知道第一次见面现场他们会表现的非常冷冰冰,也不愿多透露自己的想法,大致意思就是公司高层要落地某个项目和产品,他们只是参与看看而已,他们甚至会表现的事不关己。你需要调动他们的兴趣,不然项目会很糟糕,特别是未来上线的时候,你会发现没有他们的配合,很多功能在落地的时候并不一定符合他们使用,你会收到大量的投诉。所以我也会花很多时间跟他们去沟通和交流,听听他们正面或者负面的心声,耐心的告知将来他们最终会使用到这些工具,所以我们更愿意聆听他们的用户习惯和想法。
有一种利益叫做既得利益,这个你是非常要关注的,如果你的项目最终是让这些用户获得利益,他们会支持的。反之你的项目如果是损害了他们的既得利益,那你会获得很多很多的反对意见。所以你的项目产品也要考虑到不要改变大量的用户习惯,很多人是非常非常讨厌改变自己的习惯的,一个好的系统关键是跟着用户习惯去开发,而不是让用户们跟着你们的系统去改变他们的习惯。如果让他们改变当前的很多习惯,虽然从长远来看是非常好的,但是你还是会收到大量的抵制和质疑,这个是我的经验。
项目就是在这样错综复杂的相关方们中推进的,他们或多或少在项目中是有利益关系的,他们也可能有权力的高低,也可能会有各种他们自己的人际关系的存在。项目管理虽然有那么多的工具可以去使用,但是作为项目经理的软实力更为重要,比方你的情商、人际关系技能,沟通和演讲技能等等。这些是你需要一辈子去学习和提升的,这些技能对于你的项目管理和职场都是非常非常有帮助的。
由于疫情的影响,3月上旬我们慧谷的所有课程从面授都改为视频直播课程,我们也听到很多学员抵触的声音,虽然大家都知道疫情下这样对大家都是最安全的。但是从小到大我们读书和学习的习惯都是面授,大家第一反应就是面授互动性很强,一想到直播课可能是没有互动,老师在那里巴拉巴拉讲课。这就是用户习惯的一个案例,其实我们慧谷的直播课程已经占了我们学员总数的四分之一,直播打破了地域和时间的限制,我们在直播间有任何问题都是可以跟老师事实互动,我们也可以通过直播课程之后有一段时间的录播回看知识点。当我们的学员真正去体验到的时候,他们才感觉到了直播课程的好处,这也是非常典型的用户习惯改变的一个过程。
我的直播课也快马上开始了,最近看我的朋友圈,每一个上海人都有小区隔离的经历,今天也是我隔离筛查的第一天,我们没有感觉到任何的恐慌,每天的事情依然是照旧,只是不能出小区而已。我的小区有个大草坪,也有很多很多的樱花树,看上去真的很美,我记得顾村公园的樱花树更多,想在春天樱花盛放的时候跟家人和朋友一起赏樱,太阳照在身上微微发暖。想再拿上我的护照去周游世界,想吃很多很多的美食。希望上海快点好起来,希望尽快看到全国清零。
为了这些美好的想法,我会依然坚持在一线教学,我的PMP直播课3月底和4月都有开班,也欢迎大家跟着我一起学习和提升自我。
加油!我们!!!