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项目经理的沟通修炼手册-交大慧谷PMP培训

2021-04-13         阅读   285

提问者:潇潇雨
我担任的工作包括测试,运维,需求,设计,励志成为一名项目经理,但是由于缺乏项目经理经验,需要老师指点迷津
老邱回答:
其实相比不是从技术出身的项目经理你拥有很多优势,你比只能做某项技术工作的单一技术人员拥有更多项目的全局经验,这一点非常好。有时候呢,有的人待在大公司会抱怨,因为技术分工明确,某项工作一干就是五年以上,觉得没有晋升可能,工作上往往会遇到瓶颈。在小企业的人也会抱怨,什么事情都要自己亲自参与,职责分工混乱,自己什么都要管。如果让我选,我可能会选择一个小企业,我所学和所做的是整个项目的全过程。



有的人工作,只是看薪水,从来不看在这个岗位上自己可以获得哪些学习机会和知识。可能在当前你确实属于某个岗位的精英,但是从长期发展来看,很容易在未来被淘汰。当前工作虽然需要薪水来支撑你日常生活,更多的是需要知识和经验的积累,为了自己更加漫长的职场。过多的职场抱怨,还不如摆正职场心态,虽然当下什么事情都要管和处理,但是往往什么事情都要管理和操心,才能打造出一名优秀的项目经理。
项目经理的经验固然重要,但是更重要的是如何领悟项目的真谛。你可能一个人负责测试,运维,需求,设计,其实你应该知道自己承担了项目中的不同角色,为什么项目顺利就是这些角色之间的沟通和衔接都是自己。所以你应该考虑,如果这些角色都不是你的化身,而是一个这样的团队,应该如何衔接和管理起来。因为在与每一个人的沟通和交流过程往往会遇到沟通的偏差,如何降低这些偏差这才是项目管理艺术的体现。如何把你想表达的信息准确无误的表达出来,让对方能清楚的理解,这也是项目管理艺术的体现。这时候的你不能再考虑单干,应该考虑团队作战的问题,如果把项目管理看做是赛龙舟,则你是那个敲鼓的鼓手,需要有节奏的传达正确的信息。

沟通是什么?
沟通是正确的传达你想发送的信息,作为信息发送者你是否真的能够发送正确和准确的信息给到对方。这时候你要考虑这个对方是少数人还是很多人,如果是少数人我们可以开一个面对面会议,因为这样子效果最好。如果团队是虚拟团队,则可以考虑远程视频会议,然后再补一个会议纪要。那如果参会者人很多呢?你发现过度密集的讨论往往会使得会议无效,则可以通过你的演说来把整个沟通正确传达给大家,这个时候你发现只靠你说很难让所有人理解,你应该拿出PPT这个武器,把你要说的内容汇编成文字和图片,让大家又可以听你说,又可以立体的看文档。



所以,真正的沟通除了语言之外还有文字、图片、气味、触感、眼神,甚至更多,项目经理没有办法完全控制所有沟通,但是需要尽自己最大力量在沟通上面。你以为的只是你以为,不是大家的认为,你以为大家都应该知道并熟悉,却变成大家完全不知。这样的不知就像所有人都是盲人,大家按照自己的感官和接触在做事情,而所有的事情是没有任何交叉和协调的,所有的事情都是互相碰撞和起冲突的。
沟通要做什么?
在整个团队沟通过程中,我们唯一要做的事情就是降低噪音,噪音就是影响沟通效果的东西。比方说周边嘈杂的环境,过多的无用参会者,频繁的被打断,没有及时做好各种准备工作等等。为了消除杂音,我们首先要考虑选择合适的场地与参会者沟通,因为参会者不多可以借助咖啡馆带来轻松的气氛来降低大家的抵触心里。如果参会者人很多,则考虑找一个比较敞亮的会议室,用PPT或者其他可以投影的工具让大家能够对内容更加有层次感。又比方说,如果会议时间太长,也会影响沟通效率,所以我们会安排一些茶歇时间让大家稍微轻松的休息一下。
一次有效的沟通其实要做的事情有很多,比方说沟通之前的预判,可能会碰到哪些问题,我们应该如何回答。再比方说如何去减少沟通中的噪音来增加沟通的效果和效率,再或者我们通过增加一些沟通的工具来让整个沟通过程更加立体化。
沟通能带来什么?
显而易见,如果你是项目经理,则不应该再埋头在自己昼夜不息的躺在技术的海洋中,这不应该是你。你应该花很多很多的时间在团队和相关方身上,通过有效沟通让大家能够互相理解和支持,也及时把你想带给大家的信息准确的带给大家。但是并不是所有的沟通一定是私下的,也不是所有的沟通一定是书面的,是否采取私下或者正式的沟通因场合、因人而异。所以,有效的沟通规划是非常重要的,而这个规划应该是按结果为导向,为最佳的沟通结果而设计最佳的沟通过程和方法。



正确的好的沟通能够带来团队非常高效的协同工作,也能够让大家都理解项目,理解近期和远期需要完成的任务。有时候团队士气低下,不是因为大家不愿意干活,而是老是因为沟通不畅经常返工,把需要做的事情梳理和说清楚是项目经理非常重大的责任。
沟通需要注意什么?
第一需要注意的就是场合,正确的场合做正确的事情。并不是所有的事情都适合在会议上说,有些事需要考虑到团队或者相关方的面子。比方最近某团队成员犯了一些小错误,我们更建议的是私下沟通,而不是拿他的这些错误作为范例在会上指出,这样反而会适得其反。
第二需要注意的是时间,比方在上班时间尽量不要聊私事,休息时间少聊公事。我看到很多公司经常喜欢在下班时间开会,其实效果并不好,这样做看上去是节约了工作时间,但是大家往往是带着抵制的心情来参加这一场会议,可能会带来反效果。另外一个时间就是沟通时长,如果沟通时长超过2小时了,往往也会带来主题偏离和疲倦,我们需要做的事情就是精炼主题,让大家认知一致即可。
第三个需要注意的是对方表现,因为沟通是互相的,如果你不管对方反应就说很多,根本没办法确认对方是真的获取了信息还是没有跟上你的思路。所以你需要不断的观察对方的反应,而这个观察可以通过对方的语言、神态、表情、手势等获取。对方是眼神迷离?对方是神态厌恶?对方是语言抵触?还是对方是出自内心的认可你所说的内容,这些观察真的是非常重要。
第四个就是注意自己,真正的沟通不单单只有语言,你自己的神态、表情、手势等也让整个沟通变得有立体感,甚至加上你慢慢的来回游走。所以你在沟通那天的着装打扮,你那天的表情神态是否愉悦也可能会发送给对方,你沟通当天所做的任何手势也可以让对方获得更多的信息。


真正的项目经理的沟通是什么?欢迎大家阅读PMBOK的第十章,项目沟通管理。有的项目经理害怕或者不屑去跟团队和相关方们沟通,你会发现整个项目过程是一团糟的。而有的项目经理往往非常注重沟通,虽然看上去项目经理自己事情不多,甚至是非常轻松,其实他已经真正的把事情说清楚和分摊出去了。有时候项目经理看上去每天忙的不可开交的不一定是优秀的项目经理,因为他们把大部分时间都用在自己工作上面了。有时候看上去悠闲自得的项目经理,反而是优秀的,因为他们把大部分时间都放在了沟通。你愿意做哪一种呢?