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【老邱百问】第一百五十五期:PDU文章 | 王者项目经理的会议工作分派指南!

2021-03-25         阅读   224

在例会上反复强调但是员工执行不到位的情况在每一个企业中都是非常常见的现象,这个也不能完全怪罪于员工不勤奋和不努力,很有可能是我们的管理没有到位。很多企业的项目经理只会安排任务下去,但是从没说这些任务由谁去做,什么时候交付,希望达到的效果是怎么样的?纯粹只是告知大家我们需要做哪些事情,具体形式靠大家自己理解,具体分工靠大家自己去理解,那么一定会出现这样的问题,任务是安排下去了,但是没有派到个人,那么执行力就会大打折扣。


另外,作为项目经理也应该积极的调动大家的主观能动性,任务应该不是被安排的,而是跟团队大家一起头脑风暴出来的,多听听团队的意见和分析。这样做的话可以免去很多由于大家理解偏差导致任务执行不到位的情况。让团队参与的同时又能够调动他们的积极性,也可以让大家感觉到项目管理中的民主,甚至大家都愿意积极的去认领自己擅长的任务,这非常符合敏捷的思路。

今天我们的话题就是,王者项目经理的会议工作分派指南!

组织一次项目会议最好选择一个大家都比较方便的时间,邀请所有的团队都来参加,最好也邀请发起人一起参加。团队是来想事情以及分派任务的,叫发起人来的理由一是让他来给你撑面子装门面的,二是让他也能够感受到你的专业能力。

周五,你早就写好了会议议程,在OUTLOOK中把议程作为附件发送给所有团队以及发起人,另外在OUTLOOK中设置好开会提醒功能。这番操作非常重要,也体现了王牌项目经理对于开会这件事情的功底,这种操作已经狂甩很多普通项目经理十几条马路了,开会也应该讲究天时、地利、人和。我们先把天时做好,所以会议时间定在了下周一上午的十点半,为什么会议放在周一而不是周四或者周五呢?因为周四周五定下的目标,很多人过了个双休日早忘记了,所以周一应该是本周最佳开会时间。打开你的OUTLOOK,然后……点击“开始”-“新建项目”-“会议”


在OUTLOOK中设置下周一的会议时间,邀请的参会者以及会议议程。这样的做法既方便大家了解下周的会议,也可以在会议前30分钟提醒到每一个参会者,当然会议议程也可以附在其中。虽然还没开会,你在你老板跟同事的心目中已经树立起专业的形象了。作为优秀的项目经理,一定要做到体恤员工,千万别选5点之后开长时间的会议,而周五的5点后开长时间会议是大忌,大家千万要记得。


周一一早,王牌项目经理要出动了!

你10点28分进入会议室,切记一定是10点28分进入,如果是十点半准时进入会议室的,说明日常闲得慌,当然迟到了也不好,所以10点28分是进入会议室的吉时。估计会议室里一半的小伙伴都已经到了,这时候可以迅速的看一眼团队小伙伴的状态,现在的团队分为两种人。一种是拿着笔记本等待会议的同事(工作最近蛮多),一种是还没睡醒的隔夜面孔(这帮子人挺闲的,还没进入工作状态)。不一会10点30分就到了,这时候会议室应该来了八成的同事了,还没到的人你应该要重点关照他们以后的工作,连开会都会拖延,那么你分派的任务也肯定会拖延,偷偷的在你笔记本上面记下他们的名字。友情提示:为了让你身旁的同事看不懂,请参照医生开药方,使用代号或者简写来完成。

如果是长方形会议桌,让发起人坐在面对着白板的主要位置,而你就坐在发起人的的左边,这一边应该是面对着门的位置,方便你能够把控整个会议的全局,这个就是所谓的地利


为什么项目经理的位置是坐在发起人旁边的呢,离老大越近代表权力越大,正对着门也说明了你权力的大小。这个位置一看就知道发起人是会议室内权力最大的人,其次就是项目经理了。


会议由你来主持,首先一定要感谢发起人对我们项目的重视和参与,请发起人来为大家讲几句话,在发起人整个讲话的过程中要熟练的运用“额”、“哦”、“啊”这三个步骤。“额”代表着你对他开始说的话有一些质疑,“哦”代表了你想明白老大的想法,“啊”代表着你对老大的想法佩服得五体投地。而这一轮的表演让你在发起人和团队之间表现得淋漓尽致,也让发起人重新找回了作为老大的尊严。发起人讲完,对发起人的讲话一定要热烈的赞扬,对发起人的讲话表示赞同,提高发起人的成就感,他未来会越来越喜欢参加你的会议。 

接下来就是你的表演,请带着自信的眼神和坚毅的步伐慢慢站起来,走到会议白板的面前,左手是你的记事本。在白板上一一列出上周安排了哪些工作,现在由谁在负责,落实情况和程度如何。有人这时候可能会说,干嘛不写个PPT当面说不就完事了吗?PPT说大家都是存在脑海,根本没有办法进行对比和比较,如果在白板上依次写出,做完的任务可以擦掉,而那些没有完成的任务进度会触目惊心的留在白板上。负责这项任务的同事根本无需批评他们,他们现在已经无地自容了,点到为止即可,之后每次工作量的公示,你无需鞭策大家,他们自己都希望自己的任务做完,不会希望白板上还会有自己的任务和名字。

人不能总活在过去,要着眼未来,这时候就体现出人和了。根据项目目标的总框架(这时候WBS一定是要有了),跟团队们一起头脑风暴本周工作任务吧,让大家各抒己见说出最近应该做哪些任务,积极调动大家的思绪和思路。只要有人说,不管有用没用都往白板上写,白板上写得密密麻麻的,工作任务就出现了,这时候的气氛肯定活跃的不得了。发起人眼中,也对你露出了赞许的笑容。


任务这么多,一周也无法完成,首先我们用投票的方法来决定哪些任务有必要做,哪些任务没必要做,有必要做的就留在白板上,没有必要做的就在白板上擦掉。如果有任务大家争论不休,则找发起人独裁,这时候,你发现真的是人尽其用了。而作为项目经理的你就像是一个乐队的指挥家,把控全场,留下来的都是大家觉得的必要任务了,但是我们一周时间也无法做完,怎么办呢?带着大家一起对这些任务划分优先级吧,这时候你又可以拿出PMP中的另外一个工具,时间管理模型。把所有必要做的任务按照四象限进行分类,分别是紧急、重要,重要、不紧急,不重要,紧急,不重要、不紧急。那现在很明确了,我们近期就应该把那些紧急、重要的任务完成了吧?大家纷纷点头,边点头边向你投来了无数欣赏的眼光,这时候你感觉到你的光芒万丈,早已超越了发起人。你已经是项目经理中的项目经理,项目经理中的王者,超级赛亚项目经理了。

这时候的你,慢慢又回到了自己的座位,边跟大家聊着这些具体的工作任务,也希望本周没有其他任务的同事可以认领当前任务。哪些人呢?就是你一开始最早擦掉上周任务的那些人,因为他们已经完成了,先把任务往他们身上塞。剩下的任务就给上周还有任务没完成的团队,不然他们可能做个一两天就空闲没任务做了,本着人不能闲着,工作量一定要排满的原则去分工即可。


说时迟那时快,你边跟大家聊天和分工,边做出了项目的甘特图和RACI模型。插上投影机,我们的工作任务分工就出现了。而我们的分工是有活动名称的,由谁去负责的,什么时候开始和完成的。当然,这张表格会每周加入大家头脑风暴后的新任务,不断的去燃烧殆尽。而下一周,又可以参照我们今天的天时、地利、人和再滚动一遍。其中无数的快乐,无数的计划就这么排下来,每周对于活动的跟踪都会有了。

好快乐!好幸福!

会议于11:30分正式结束,会议结束后你也不用发很复杂的会议纪要,你把我们需要做哪些工作,由谁来做,什么时候完成发送邮件给参会者们即可。我相信在这一次会议中,所有人都被这个王牌项目经理的会议节奏调节,会议中思路的整理,团队目标的统一,人性化的分工而折服。发起人感觉到内心心情的澎湃,感到任命你为项目经理是自己做的最明智的决定,而团队们感觉到有你这样的项目经理带领一定会让他们找到项目的目标,人生的目标!

最后,你可以说了一句结束会议的陈词。我是PMP,老邱教的!欢迎大家来交大慧谷培训中心成为我的PMP同学!