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【老邱百问】第一百四十三期:PDU文章 | 项目管理中数据的魔力!

2021-03-09         阅读   238

我孤陋寡闻,特地百度查之,Chanel还真的有电脑包。我的下一个包包的目标已经找到了,啊哈哈哈。


我上课一直重复跟大家强调,谨慎用“专家判断”这个工具,因为专家会有他个人的偏见,判断失误的可能性是非常非常高的。现在已经是大数据时代了,所以我宁愿相信各种数据来说话,而不愿相信专家判断这个工具。先来看看现在的PMBOK第六版,对于项目数据应用更加谨慎,而对于数据的采集、分析和展现都是比较客观的,能体现现有的项目数据和情况。

一、 数据收集技术

简述就是通过各种各样的方法来获得项目的各类数据,而这些数据则是项目未来很多方法的支撑,未来的项目是得数据者得天下,会用数据者才是真正的项目经理。我们不再依赖于人的经验(专家判断),我们更应该相信组织过程资产,我们要不断的更新我们的经验教训库,也不断更新我们的项目知识库,这样才能支持到所有项目的优化。在PMBOK第六版中介绍的数据收集技术大致运用如下:


1、标杆对照。可以找到其他组织或者本组织的最佳实践作为项目管理的参照。

2、问卷调查。可以快速获得大量数据,样本量可以很大,也可以跨地理位置。

3、核查表。又叫计数表,一般用于质量知识领域做大数据收集,以便后期分析。

4、统计抽样。也是质量知识领域中,用来给大量项目产品中选取部分用于检查。

5、核对单。项目的要点清单,用于各类提醒。

6、市场调研。收集行业中一些卖方的能力,是否适合成为我们的供应商。

7、头脑风暴。集体在一起可以快速风暴出大量创意,其缺点是可能会比较乱。

8、焦点小组。由专门主持人主持会议,邀请预设定的专家们,了解他们对产品的各个期望。

9、访谈。一般用于了解私密信息,其缺点是被访者人数不宜过多。

二、数据分析技术。

当获得大量数据后,我们需要对这些数据进行整理和分析,所以在PMBOK第六版会有这一个总体工具。分析方法因行业和因人而异,当然也因为项目的复杂性,各类的分析技术运用不一。所以这两个技术其实是有先后关系的,先收集数据,然后我们通过数据分析技术来分析这些数据中存在的共同点,如有:文件分析、趋势分析、偏差分析、成本效益分析、备选方案分析、挣值分析、根本原因分析、相关方分析等,我就不对每个工具做一一介绍了。





三、数据表现技术。

当得到这些数据后,分析数据是一种方法,而我们通过各类图表能够让这些数据更能使用顺畅,也更能与团队和相关方们沟通,也能运用各种图表把这些数据丰富的给表现出来。在范围管理里面,我们可以看到非常经典的亲和图、思维导图等。而在质量管理里面,我们可以看到各类质量的图表,如控制图、直方图、散点图、因果图、流程图等等。在相关方、资源知识领域、风险知识领域中,我们也可以看到如:相关方参与评估矩阵、文本型、层级型、RACI模型、概率影响矩阵和气泡图等等。这些工具和技术能使我们更能够清晰的运用好各类数据,所以我们还是一直在运用数据说话。让我们的项目管理从有数据,到分析数据,到展现这些数据。


数据的魔力不仅仅只能运用到此,在我们未来很多估算中,我们也是拿着现有的各类数据作为估算的参照,如:类比估算、参数估算、三点估算、自下而上估算,还是需要用到数据,而这些数据应该大多来源于组织过程资产。那曾经做过的数据,也要比专家判断来的更加的可靠一些,当然我们也不能完全武断的否定专家判断的作用,只是我个人更喜欢用数据说话而已。


在PMBOK第五版中,有一个利用多个专家找一致性的工具叫做“德尔菲”,其作用是让专家们匿名的进行投票,这样就可以防止使用了单个专家后的专家偏见。而这个工具的作用就是在专家匿名的情况下得到数据的统一。其实德尔菲有两种,德尔菲和宽带德尔菲。

德尔菲法源于希腊有关太阳神阿波罗的神话,我们会邀请多名巫师在德尔菲神殿预测未来的事件,他们保持匿名。如三名巫师中有两人预测了同一个事件,则我们会认为这个事件会在未来发生。而宽带德尔菲是德尔菲技术的升级版,是PERT技术和德尔菲技术的融合体,这也造就了从专家那里获得数据然后我们取值:最乐观时间、最悲观时间、最可能时间。可以用在计算完工概率和成本上,也可以用来计算项目风险。


现在我们回到这位学员的问题,如果专家判断失误了怎么办呢?如果换成是我,第一点就是要考虑失误后给项目带来了多少偏差、项目未来会往哪一个趋势去发展呢?甚至我们可以通过各种各样的图表来分析问题,展现问题。所以我们第一就应该重新做项目的数据收集,然后做项目的数据分析,甚至我们还会用到项目管理的数据展现技术。来把因为由于专家判断失误导致的问题给纠正回来。

其实项目的偏差并不可怕,因为项目就是从无到有的过程,为什么我们需要不断的排计划,然后监控计划,其实我们的目的就是要不断的去找到计划和现实之间的差异,然后不断的想办法让项目按照我们计划的轨迹进行。甚至我们有时候没有SME的支持,我们先拍脑袋做一些任务,只有做了,我们才可以去找到与计划的偏差,未来趋势和接下来的整改。


第二个问题,和相关方的沟通在不同的阶段应该拿捏的分寸是怎么样的呢?

与相关方们的沟通工作应该是贯穿始终的,但是不等于与所有相关方的沟通内容和频率都是一样的,我们要对相关方有分类和主次之分。有的相关方们,我们需要每周都有会议,甚至是面谈,有的相关方们我们可以每月会议和面谈。甚至有的相关方,仅仅需要邮件告知即可。因为作为项目经理的你,你的个人精力是有限的,所以一定要用好相关方分类,而这个非常经典的分类方法就是,权利利益方格:


把不同的相关方在这个权利利益方格中确认他们的位置,你马上就知道哪些是需要积极沟通的,哪些是需要重点管理的。而令其满意和监督的相关方们,并不一定需要大量的沟通。

所以啊,我们做项目管理的,一直把PMBOK当做是宝贝。无论是你曾经学过项目管理,还是未来准备学习项目管理,甚至是做项目管理很多年的人。你会发现,每一次去看PMBOK,每一次去思考PMBOK都会让你有不一样的感受和感触。有没有最好的工具,其实没有,只有最合适你企业,最合适你当前的工具。有没有最好的项目管理流程和文档,其实你会发现我们在中国企业中的运用,需要不断的裁剪和优化。让我们一起再为项目管理思维和思路多多思考和考量吧!