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【老邱百问】PDU文章 | 第七十二期:管理远程项目,沟通拉近人心

2018-10-24         阅读   4870

  项目大部分其实都是异地远程的情况下面完成的,主要看异地的地理位置在哪里,异地有可能是不同国家,异地也有可能是不同城市,异地也有可能是同一城市不同区间,异地也有可能是同一个办公楼不同楼层,异地也有可能是一个公司内部项目在不同的办公室。如果把这个异地想清楚了,那么大家真心不用怕异地这个说法和词语,本来大家的空间位置就是有距离的,只是近一些或者远一些。


  案例一:公司内部改善型项目。

  此类项目一般是公司内部业务方作为项目甲方,而我们属于公司内部的一个实施团队,如流程优化、系统实施、软件开发、贯彻一些企业标准、公司的一些临时活动。此类项目一般相关方都是公司内部其他部门,而且项目的战略关键度属于中低层,作为项目经理的挑战是积极获取大家对项目的支持以及资源的投入。当然,此类项目也会碰到所谓的异地远程项目管理问题,因为有可能在不同地理位置的集团公司和分公司之间的衔接和部署。

  案例二:公司创新型新产品项目

  此类项目一般是给企业设计出新的产品,我们也可以叫做研发型项目。因为这些项目的成败会影响公司业务和战略,相对企业的支持度会比较高,项目经理对于资源的控制也比内部改善型项目要高。当然此类项目也会碰到远程管理问题,有可能我们涉及到不同位置的项目实施团队,当然也可能会碰到不同位置的供应商,甚至还会有不同位置需要移交到位的运营团队。

  案例三:实施部署型项目

  此类项目一般是乙方有一定明确的产品线,为甲方爸爸部署某些他们需要的功能。比方给甲方实施某一些系统、软件,作为分包商给甲方进行施工等。当然,这里肯定也会碰到不同地理位置的内部团队,也可能碰到不同地理位置的甲方,甚至甲方是一个大的集团公司,需要在不同城市进行部署系统或者功能。

  大家有没有发现,不论是哪一种类型的项目,就算地理位置分散,不可控和挑战其实不是在地理位置,而是在相关方沟通管理,我们可以使用一些先进化的工具来弥补地理位置过长这种缺陷的。


  发起人

  发起人可以是自己的老板,也有可能是公司的其他部门,如PMO、项目集经理、项目组合经理等,他关注的是项目只有三个字:快、准、省。

  快--项目能提前交付

  准—项目的范围和质量是一流的

  省—项目用最少的钱做最多的功能

  跟发起人的沟通应该多运用面对面和邮件作为沟通工具。面对面是属于交互式沟通,好处是误解相对会少一些,项目经理在获得沟通信息应该注意到自己的积极聆听和观察,因为沟通不单单只有语言,还有发起人的表情、声音、穿着等都能让细心的项目经理获得更多他们没有能通过语言表露出来的信息。例如,说到某一个业务部门经理的时候,发起人脸上表现的非常不屑,说起某个需求的时候发起人音调低沉,说到项目目的的时候发起人犹豫了很久,这些都是聪明的项目经理要能明白和感受到的。当然,作为项目经理接下来就是考虑要如何整合这些获得的信息完成自己想要获得的目标。当然,跟发起人一起沟通项目目标、进展、过程是需要经常展开的。

  如果发起人跟项目经理和团队位置属于异地远程管理,我们可以凭借远程视频会议系统、音频聊天系统、电话会议系统、电子邮件系统等工具明确各种需要和需求。


  项目客户

  项目的客户是为项目买单的团体或者个人,又或者是某一些业务部门的老板。他们甚至自己不一定会用到可交付成果,只是他们作为出资方需要介入项目确认某些重要功能及推动项目的发展和协作。他们关注的也有四个字:快、功、少。

  快—最好今天想到的需求明天就做出来

  功—做的每一个项目都能提高自己的政绩

  少—自己花最少的力气,甚至不需要提出需求项目实施方像神一样的默契了解要做什么

  另外项目客户作为部门老板基本不太懂技术,他们提出的各种需求和要求相对来说会天花乱坠,考虑点稍许会有一些不接地气。作为项目经理你,需要非常耐心的告知他们,哪些是可以做和实施的功能,哪些是不可以实施的,哪些是在我们这次项目之内,哪些已经超出了项目范畴。做不了就及时和尽早的说明,不要看上去比较为难可做可不做,这样会导致对方对某些功能存在遐想,反而会投诉和抵制你。这时候,一个会say no的项目经理非常重要,及时并斩钉截铁告知不能或者现在做不到。

  如果项目客户跟项目经理和团队位置属于异地远程管理,我们也可以凭借远程视频会议系统、音频聊天系统、电话会议系统、电子邮件系统等工具明确各种需要和需求。


  项目用户

  项目的用户其实是真正会用到可交付成果的人群,但是往往他们开始时可能因为大老板推动而被动参与到项目,到项目后期他们往往会因为项目交付成果改变他们的工作习惯,他们开始时往往参与度并不高,但是到了后期他们确是项目非常重要的使用方。

  好比客户是家长,用户是孩子,项目是给孩子提高某一个艺术修养,在项目开始时大部分需求是家长的主观行为,孩子较为被动,所以在开始时他们其实参与度不高,真正参与已经到我们项目实施过程,但是在前期了解孩子是否有能力学习某一个修养尤为重要。由于可能兴趣点不在这里,再怎么补也是踏入不了某个艺术领域的。所以,我认为用户他们关注的也是三个字:快、懒、便

  快—项目越快越好,不然他们还有很多其他事情

  懒—自己越少参与越少处理越好,项目最好全部搞定

  便—项目的东西越简单越好,操作千万不要太难

  大家记住,世界上每一个好产品都是让人越来越便利、越来越懒,如果你能站在这个角度跟用户在一起,他们会慢慢提高对于项目的支持。在项目开始时一定要灌输不会影响他们的现有工作,是帮助他们工作更加便利,他们也有可能由于效率上升获得更高的报酬,这才是真正用户能听的进去的话。当然,跟用户一起联合开发尤为重要,由于他们需要快、懒、便,所以项目经理要知道让用户参与的时间是宝贵的,不要老是让他们参与一些无用的会议,尽可能在最快的时间用科学的方法让他们快速了解和提出需求。如果开会尽量控制在一小时之内,而你们为这个会议的准备可能要好几个小时,这样用户感觉能听到新颖的跟他工作相关的东西,而且会让他们的工作更加便利才能提高用户们对项目的支持程度。

  如果项目客户跟项目经理和团队位置属于异地远程管理,我们也可以凭借一些能够把他们放在一起的虚拟软件,如:微信群、QQ群、远程视频系统、远程电话系统等,因为相关方比较多,尽量避免用邮件群发了解需求,因为他们很有可能看都不看。


  项目相关方

  在项目中不是所有相关方都是那么支持项目,可能有人中立,也可能有人抵制,作为项目经理要及时获得这些信息和数据,让一些中立和抵制者缓解对项目的负面影响。

  当然,你要非常清楚的告诉自己,因为相关方太多,只能抓住一些关键相关方们去影响他们,希望获得他们的支持,比如:职能经理、客户采购经理、人力资源经理、销售主管等。因为项目的实施可能影响到他们,也可能会被他们所影响。那么他们关注的也是三个字:利、替、齐

  利—他们能在项目中获得利益

  替—他们都是不可替代的,包括他们的权益

  齐—他们一般大部分选择不说话随风漂流,但是如果有人站出来他们很快就会站队,有可能是正面的队伍,也有可能是负面的队伍。

  所以,作为项目经理有时候会发现相关方实在太多了,如果靠项目经理一个人去管理实在是没有精力,何不抓住一些主要有用的相关方,让他们站出来给项目带来很多正面的影响,很快很多喜欢站队的相关方会跟他们站在一起了。因为,大家的视角都觉得项目是影响他们的,如果有一个他们中主要的人站出来为项目带来一些正面的支持和言论,很快大家都会站队的。就像刘邦斩白蛇起义,第一个出来为自己呼喊的不应该是自己,而是在人群众有一个德高望重为他喊话让大家跟随;就像曹操就算想登上皇位也应该由一些能带领大家的人出来一起进谏,一下子就会有很多人站队呼喊了。

  对于这么多相关方来说,尽量不要让他们有更多能够互相沟通的渠道,如果他们沟通太明朗其实是对项目不利的,很多负面信息会成倍扩张不断扩大。

  所以对于异地远程的这么多相关方来说,首先我们抓住关键,其次抓住舆论。那么建议的工具包括:单点视频会议、单点电话会议、微信单点聊天等来一对一的交流互动。


  其实,异地远程项目远程的真的不是物理位置,远程的只是人心,大家因为不熟悉或者没那么频繁沟通和交流,那么作为项目经理的你要学会拉拢发起人的人心、拉拢客户的人心、拉拢用户的人心、拉拢相关方的人心,那么项目就会变得有节奏和顺利起来,当然再用一些互联网实时沟通工具,效果极佳。

  现在已经马上到了移动5G时代,发达的互联网给大家带来了各种便利,产品创新的便利、实时沟通的便利,我们也应该尽可能的使用好这些工具。

  记住:每一个世界上好的产品是让人越来越懒!作为项目经理的你能够想明白这个道理,项目可以无往不利。项目让发起人便捷、客户便捷、用户便捷、相关方便捷才是王道!