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【老邱百问】第一百期:项目经理的时间管理

2019-05-27         阅读   8676

  学会时间管理,一天能够做很多很多事情。就如同学们所说的,我需要管理好我们的学校,也需要管理好学生的各种职业生涯问题,我还经常写书,天天能够看到我的锻炼,周末还要上课等等,还要去各个企业访谈,我还有各种各样的兴趣爱好。我看上去应该是时时刻刻都很忙很忙,忙的没有一点点时间了。其实,不是这样的,我只是很规律而已,当你看完我这一篇文章,你会发觉你可以跟我一样做很多很多的事情。

  第一、学会做减法,让自己减负

  这个世界上要做的事情实在是太多太多,工作、生活、旅游、学习、娱乐、社交活动等等。所有的事情都应该有有限等级的排序,这个是非常符合敏捷管理的,事务排序完毕后,就变成了4个优先级:

  1、 紧急、重要的

  2、 不紧急、重要的

  3、 紧急、不重要的

  4、 不紧急、不重要的

  有人说,工作是忙不完的,确实如此,每天都会有乱七八糟的各种事物需要,首先我们要学会减去哪些无关紧要的事情来优化自己的时间。对于我来说,那些不紧急、不重要的事情我肯定是不会去做的,除非有一天我调整了它的优先级,而往往你会发现,那些不紧急、不重要的事情往往占据了你所有要做的事情的百分之五十以上。


  而很多事情是有周期性的,我就举一些我自己工作、生活、娱乐的例子,在这三类事情上,工作的优先级肯定是最高的、其次是生活、再其次是娱乐。这个是我一个月的工作、生活、娱乐的列表:


  有了事物分类、事件分类等,我就可以排除我每周做什么的计划了。

  周一至周五需要到学校工作3个小时,来回路程可能要1.5小时,运动也很重要,其他我每天干嘛可以利用碎片时间去整合。

  如本周给我约了两家企业需要去访谈,分别为周一和周三,周二和周四分别约了朋友聚餐,则我的安排应该是如此:

  周一和周三:

  九点出门至10点到学校,10点到下午1点我会在学校工作,1到3点我会在企业访谈,从企业到健身房1个小时,4点开始至6点运动,7点吃完晚饭跟同学们一起复习到12点,中途我可以用一些零散时间刷刷抖音玩玩。

  周二和周四:

  九点出门至10点到学校,10点到下午1点我会在学校工作,1到4点我会在健身房运动,4点开车去聚餐地点,晚上8点回家跟学生们一起复习,至12点,中途可以利用碎片时间娱乐一会。

  周五:

  九点出门至10点到学校,10点到下午1点我会在学校工作,1到4点我会在学校写老邱百问,5点到健身房运动至7点,8点开始跟学生们一起复习至12点,中途可以利用碎片时间娱乐一会。

  周六、周日:

  白天授课,晚上休整,晚上答疑。

  二、学会使用time box,不要无故拖延任务

  我每天的工作是参照敏捷原理的,如果我每天有任何碎片时间,我就加入一些紧急、不重要的任务去做,如果还有时间可以加入一些不紧急、重要的事情去慢慢完成。但是我发现了职业者们的一个非常不良好的习惯,就是拖延症。比方一个事情一定要做完后才能进行下一个任务,导致每一个任务都延迟,我是按照时间点切割的,就算这个任务没有做完,时间到了我一定会进入下一个任务的环节,如果有其他空闲我才会去补原先没有做完的任务。我一切按照进度计划的时间点来做,这样才能保证最佳效率。


  比如,周二突然发生了突发工作,这个时候已经是12点30分了,我预估我处理这个事件需要1小时,很多上班族往往像处女座,一定要原先的工作全部完成才能进入下一个工作,由于自己乐观估计时间,我在学校处理事情到下午3点才能把学校事情全部做完。这时候预估到健身房至少4点钟来不及了,往往会取消掉这个健身任务,或者取消晚上跟朋友的晚餐。而我的处理方式一定会下午1点准时从学校出发去健身房的路上,而在走路过程或者运动过程的间隙来处理学校的突发事件,有可能因为远程又要健身又要处理事物延迟到5点完成所有,但是我只要早6点前到聚餐地点即可。这样才能保证我一天的任务都井然有序的完成,可能有时候要用到赶工或者快速跟进,夜晚的8点,我又跟同学们一起复习了。

  又比如,周三我在客户企业拜访可能会碰到时间延期到4点才能完工,则我依然可以5点到健身房健身至6点回家,这样还是能够保证任务不要被取消或者过度拖延,晚上8点又跟小伙伴们一起复习啦。

  三、学会压缩时间,运用各种工具

  我是一个非常喜欢运用各种先进的电子工具处理各种事情的人,虽然我知道面对面会议可能会更有效,但是我更讲究效率。现在互联网和通讯都这么发达了,真的不用很多工作上的事情面对面的,直接可以通过电话、微信等工具快速解决,这样既解决了来回路上浪费的时间,也可以快速处理和响应各种事情。

  所以说,有些事情确实是紧急、重要的,由于我们运用快速处理的方式很快的响应和解决,远程办公就是一个很好的习惯。我朋友很多,经常有朋友说要约我吃饭聊一些事情,如果不是那么必要我会推掉,我宁愿在电话里花半个小时跟他沟通和解决,这样岂不是更快速?少了来回跑,互相等的这种时间浪费,少了无畏的寒暄,处理和解决事情即可呗。君子之交淡如水,如果真的是朋友完全可以远程沟通和交流,也可以通过远程解决问题的。酒桌上大家喝的稀里糊涂真的能够解决各种问题么?不一定的吧。


  我每天会用晚上的半个小时处理各种各样的邮件,邮件有好处的,毕竟同事们晚上已经休息了,第二天可以得到我的很多命令去完成各种工作。当然,这些事情需要一个慢慢的养成过程,我要养成同事们有邮件就要去处理和给我处理结果回复的习惯,我也要养成大家能够当务之急处理各种特殊事情的习惯。当然,这些习惯在我们慧谷同事们中,早已养成。

  我很坚信一个道理,企业管理者和经营者不能是一个大厨模式,只有你在的情况下企业才会高效率运转,如果你不在企业就运转不了,那么这将是一个非常非常可怕的事情。经营和管理者应该建立的是体系和流程,这跟我们项目管理之道也是一样的,你可以一个月不去企业,甚至更久,但是企业还是非常良性的照常运转。就好比你是项目经理,如果你请假了几天,整个项目就运转不下去了,你可知道你自己有多操心,有多遭罪。

  四、做一个懂生活的项目经理,如我

  我一年旅行的时间加起来可能有几个月,我很喜欢旅行和到处看看,因为我确信读万卷书不如行万里路的道理。孔夫子东游,见人文,见历史,书上写和描述的是别人的想法和感觉,自己一定要亲生体验。如果你只是一个工作的机器,不懂得生活,那么你还是那一个莽撞的刚入职的技术员,真正的管理者是心胸豁达和知识丰富的。你的心胸和知识是随着你去过的地方慢慢丰富和开阔的,其实这个世界很大,应该多去走走很看看。而你的人格层次也会因为你见的人文、地理、历史更加的丰富和有层次感。

  上海是一个节奏很快的层次,每个人都在两点一线的忙碌,每个人都被工作压得喘不过气,每天易怒暴躁。如果你不懂生活,你永远不会静得下心去体会,你也永远是暴躁和低情商的那一位。如果你懂生活,那么你是有沉淀的,你会静心感受到生活中的各个趣闻,各种点点滴滴。你热爱生活,则乐于和不同的人交往,和不同的人学习他们身上的优点,其实这种提高教科书上是学不会的,只有真的亲身去体验了,才懂得退让、妥协,更让你懂得去换位思考。


  如果你不懂世间每一个人,那么你如何去做到换位?如果你不懂别人,如何去有效谈判?如果你不懂别人?如何让对方感受到你设身处地的在为对方考虑?如何让别人感觉到你的高情商呢?所以,高情商者,一定是懂生活,会生活的那一位。