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【老邱百问】第二百二十六期:协调员项目管理三部曲

2023-07-11         阅读   338
提问者:张女士

提问:弱矩阵情况下,项目协调员在没有实权的情况下如何驱动项目团队去实现目标?

老邱解答

首先我给网民们介绍一下什么是项目协调员,其实项目协调员是项目立项之后被任命的兼职的项目经理。虽然他们也是项目经理,但是除了作为项目协调员要带领大家完成项目任务之外,项目经理还要兼任很多部门的其他工作,团队也全部是兼职的。这种制度下面的项目其实推进是比较有难度的,因为大家首先肯定做自己部门的本职工作,再抽空去协助项目上的工作任务。

这样子的架构本来就是偏企业运营管理,而并不是注重项目管理,又或者说他们做的很多项目并非是企业的关键项目。巧妇难为无米之炊,如果企业项目架构设计上是弱矩阵,则对项目管理的要求其实也并不会特别高,做好项目协调员的本职工作即可。当然,你也要知道项目并非靠一个人单打独斗去完成,你也需要积极调动项目成员们对于项目推进的积极性。

项目是什么,应该是有目标、有分工、有检查、有验收的实施过程,大家不要真的把它想的太过于复杂。其实作为项目协调员也可以很好的完成项目任务,扬长避短的去完成,项目也可以顺顺利利的去完成。

 

一、权力不够怎么办?

权力是组织或者发起人授予你作为项目经理,虽然是协调员,其实你也需要一些权利,你也需要为项目成员们去争取这些权力。要让大家听话其实并不一定是你在公司职权多么高,就算企业CEO给你戴上大红花,全公司告知你是整个项目的项目经理,让大家服从你指挥,你说会后大家真的全部听你的话吗?这种没用的权利对项目来说其实并没有啥好处。

你首先要争取的权利是奖励权,注意哦,这里应该是有形奖励(如金钱)。因为你是项目联络员,其实也就是兼职项目经理,你对员工的无形奖励大家其实也并不饥渴。就好比你们之前是同级别同事,你被任命成为项目经理,你拿着鸡毛当令箭天天表扬他们,反而会造成大家的反感。

我们直接一些吧,给成员们争取一些项目上的福利,这样大家都能在项目上尝到甜头,你好我好大家好,你会被大家慢慢喜欢和跟随的。

二、沟通不畅怎么办?

项目管理中沟通太重要了,我们需要跟团队沟通,我们也需要及时的跟相关方沟通。由于很多项目我们团队、相关方地理位置分散,确实存在很多沟通不畅的问题。但是各位不要忘记,我们的科技也越来越发达,我们可以通过很多远程软件保持大家的沟通。很多企业也建立了视频会议室,远程团队和远程团队之间可以沟通通畅,万一有人出差也可以通过会议系统拨入进来,甚至我们的会议还可以看录像回放。

其实远程沟通从技术上已经不是大问题了,但是作为项目经理的你要擅长组织大家的沟通,引导大家的目标分工,让大家能够为一个目标方向去挺进。甚至我们在项目中要每周、每月向大家汇报我们的进展,复盘项目的很多问题,总结项目的经验教训。

现在的社会讲究协作,团队们的协作,相关方们加入项目的协作,我们需要通过好的沟通规划让大家成为合作伙伴,而不是各自为了自己的利益不愿意协作。

三、项目遇到偏差怎么办?

我们的计划任务和实际完成过程在弱矩阵项目架构有偏差是正常的,因为团队成员包括项目经理自己也有自己很多本职的职能任务要去完成。作为项目经理的你是需要预留一些时间去找出哪里遇到了偏差,鼓励团队成员们能够积极跟你去纠正。偏差可能是范围方面的,也有可能是进度任务被拖延的,也有可能是质量测量方面的等等不足,这些都很正常。

当然如果你拥有丰富的项目管理经验,应该提前预测可能碰到的偏差,积极落实应对计划和应急计划,这样的话不至于在项目中总是手忙脚乱。忙中不乱是我们项目管理之道,我们需要及时去梳理让所有项目团队成员都愿意去为项目工作付出努力。

永远是计划赶不上变化,所以对于项目未来可能发生的变化,我们及早预测是非常需要的,作为项目经理的你也应该直面这些事情和问题。让团队们能够积极主动工作,而不是让团队们迷茫的重复工作,积极风控是非常重要的。


所以啊,项目经理是不是兼职其实并不是那么重要,拥有项目管理意识才是关键中的关键。积极培养自己的项目管理意识,积极主动的围绕着目标进行规划、分工、检查验收才是关键中的关键。管理学永远告诉我们人是最难管理的,不一定运营的工作需要管理学,项目工作也需要使用项目管理的方法、工具等等。